1. Deklaracja Zarządu

Świdnica, 25-05-2018 r.

„Deklaracja Zarządu Grupy „BEST” Systemy Grzewcze z siedzibą w Świdnicy dla zachowania bezpieczeństwa i ochrony przetwarzanych danych osobowych w ramach prowadzonej działalności”

„BEST” Systemy Grzewcze, mając na uwadze jak ważną funkcję w prowadzonej działalności biznesowej pełni ochrona informacji w tym bezpieczeństwo i ochrona danych osobowych przyjmuje niniejszą deklarację jako kierunek działań dla zapewnienia należytego poziomu jej bezpieczeństwa i ochrony.

W imieniu Zarządu Grupy wyznaczam następujące cele związane z bezpieczeństwem i ochroną przetwarzanych danych w tym danych osobowych:

• systematyczną identyfikacje i spełnianie wszelkich wymagań prawnych wymagających zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i ochrony informacji,
• zapewnienie wsparcia dla inicjatyw z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji,
• zapewnienie zasobów potrzebnych dla wdrażania wymaganych zabezpieczeń,
  objęcie szczególnym nadzorem danych osobowych przetwarzanych w ramach
• prowadzonej działalności,
• zapewnienie działań na rzecz kształtowania świadomości pracowników co do ważności i rangi przetwarzanych danych w tym danych osobowych.

W imieniu Zarządu Grupy
„BEST” Systemy Grzewcze
Mariusz Koba

2. Klauzula dla Klientów

1. Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)
Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbiera i przetwarza Grupa BEST Systemy Grzewcze (Spółka oraz Przedsiębiorstwo Handlowo usługowe Mariusz Koba) jako administrator danych osobowych, sposobów, w jakie są one wykorzystywane, a także praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt z rodo@systemy-grzewcze.pl

W celu prowadzenia działalności Grupa zbiera i przetwarza informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również „danymi osobowymi”), w tym informacje o klientach Grupy.

W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych informujemy Państwa w przejrzysty sposób o:

1. dlaczego i w jaki sposób Grupa gromadzi, przetwarza oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
2. na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są zebrane dane osobowe oraz
3. jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem

2. Zakres informacji
W niniejszej klauzuli Grupa informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych („przetwarzanie”) na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących:

1. Klientami, w tym potencjalnymi klientami grupy
2. Wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikiem lub reprezentantami takich klientów oraz
3. Innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach realizacji współpracy z klientami

3. Rodzaje danych osobowych
3.1. Dane podawane przez klientów
W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Grupą, mogącą polegać w szczególności na: dostarczeniu Klientom lub podmiotom współpracującym z Klientami produktów Grupy, współpracy przy sprzedaży i reklamie tych produktów, a także współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

1. Imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
2. Numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
3. Numer PESEL,
4. Dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
5. Stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
6. Numer rachunku bankowego.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Grupą, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne do celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Klientem a Grupą. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio z Grupą, podanie danych osobowych może być dla Państwa obowiązkiem służbowym.

Konsekwencją niepodania danych jest bak możliwości wykonania powyższych działań przez Grupę (przykładem jest brak możliwości zrealizowania płatności w przypadku niepodania numeru konta bankowego).

3.2. Dane zbierane z innych źródeł
Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Klientów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie, w takim przypadku informacje konieczne dla realizacji zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

4. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych
4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych
Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

1. Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej z Grupą lub składają Państwo zamówienia na produkty i/lub usługi Grupy;
2. Przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumenty wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych Klientów na żądanie właściwych organów lub sądów);
3. Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji uzasadnionych interesów Grupy lub strony trzeciej i nie wypływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności. Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością.

Takimi „uzasadnionymi interesami” są:

1. zawieranie i wykonywanie umów z Klientami będącymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi;
2. ustalanie lub dochodzenie przez Grupę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
3. weryfikacja Klientów w publicznych rejestrach;
4. kontakt z Klientami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów Klientów służących umożliwieniu kontaktu Grupy z Klientami;

4.2. Cele i okresy przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione cele, jakie realizuje Grupa poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza.

CEL PRZETWARZANIA	OKRES PRZETWARZANIA
Wypełnianie zobowiązań umownych	Wypełnianie zobowiązań umownych
Archiwizowanie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, takich jak ustawa o rachunkowości i ustawa – ordynacja podatkowa.	Okres wskazany w odpowiednich przepisach; co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie faktury, rozwiązanie umowy etc.

Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Grupę dla celów ustalania lub dochodzenia przez Grupę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 6 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.

5. Środki zabezpieczające dane osobowe
Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.

6. Przekazywanie danych osobowych
Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 4.2 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań przez zleconych przez Grupę, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli Grupa posiada inną podstawę prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:

1. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Grupy, takie jak dostawcy systemów informatycznych lub podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów. Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Grupę. Grupa ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.
2. Wszelkie krajowe organy administracji publicznej (np. Policja), organy innych Państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie;
3. Dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
4. Firmy transportowe i spedytorskie;
5. Inne osoby w ramach organizacji danego klienta.

7. Prawa przysługujące Klientom i korzystanie z nich
7.1. Przysługujące prawa
Każda osoba ma prawo do dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Grupę. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są jednak nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 7.2. poniżej. Grupa niezwłocznie skoryguje takie informacje.

Ponadto, mają Państwo prawo do:

1. wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Grupa uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
2. żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
3. żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
4. wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych ( w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Grupy lub strony trzeciej;
5. przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Grupie w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesyłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Grupy i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.

Grupa będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

W odpowiedzi na Państwa żądanie Grupa może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Grupie lepiej zrozumieć sytuację. Grupa dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.

7.2. Korzystanie z przysługujących Państwu praw
Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość mail na rodo@systemy-grzewcze.pl lub skontaktować się z Grupą korespondencyjnie pod adresem Towarowa 15, 58-100 Świdnica, z adnotacją „Ochrona danych osobowych”

Jeżeli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Grupa przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie Grupy o zaistniałych niedogodnościach, a Grupa zbada wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej.

Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Grupy, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Zarządu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie Państwa danych osobowych, które posiadamy lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych ( takich jak np. zmiana adresu e-mail). Zachęcamy do regularnego sprawdzania prawidłowości, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.

3. Klauzula dla Dostawców

1. Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)

Niniejsza informacja dotyczy (I) danych osobowych, które może zbierać Grupa gdy podejmuje kontakt z dostawcą/kontrahentem lub zawiera z nim umowę / składa zamówienie (każda osoba zwana „Grupą” lub oznaczona jako „my”, (II) sposobów, w jakie są one wykorzystywane, a także (III) praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych.

W celu prowadzenia działalności Grupa przetwarza informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również „danymi osobowymi”) w tym informacje o osobach współpracujących z Grupą.

Grupa podejmująca kontakt z dostawcą/kontrahentem, zawierająca z nim umowę lub składająca zamówienie jest administratorem danych osobowych zebranych w tym procesie, co oznaczam iż decyduje ona o celach, w jakich te dane są wykorzystywane i sposobach przetwarzania.

Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt z Grupą na adres rodo@systemy-grzewcze.pl

W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych informujemy Państwa w przejrzysty sposób:

• dlaczego i w jaki sposób Grupa gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
• na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz
• jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem.

2. Zakres informacji

W niniejszej klauzuli Grupa informuje o wszelkich formach przetwarzania danych osobowych na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących:

1. Dostawcami lub kontrahentami, w tym potencjalnymi Grupy,
2. Wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich dostawców lub kontrahentów oraz
3. Innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur (łącznie „Państwo” lub „Kontrahenci”)

3. Rodzaje danych osobowych
3.1. Dane podawane przez Kontrahentów
W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Grupą, mogącą polegać w szczególności na świadczeniu przez Państwa lub organizację przez Państwa reprezentowaną lub dostarczaniu towarów do Grupy lub współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

1. imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
2. numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
3. numer PESEL
4. dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
5. stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
6. specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer identyfikacji służbowej);
7. numer rachunku bankowego.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Grupą, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lec niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Kontrahentem oraz Grupą. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio z Grupą, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym.

Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez Grupę (przykładem jest brak możliwości zrealizowania płatności w przypadku nieoddania numeru konta bankowego).

3.2. Dane zbierane z innych źródeł
Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Klientów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie, w takim przypadku informacje konieczne dla realizacji zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

4. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych
4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych

Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

1. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej z Grupą;
2. przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych Klientów na żądanie właściwych organów lub sądów);
3. przetwarzanie jest niezbędne do realizacji uzasadnionych interesów Grupy lub strony trzeciej i nie wypływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności. Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością.

Takimi „uzasadnionymi interesami” są:

1. zawieranie i wykonywanie umów z Klientami będącymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi;
2. ustalanie lub dochodzenie przez Grupę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
3. weryfikacja Klientów w publicznych rejestrach;
4. kontakt z Klientami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów Klientów służących umożliwieniu kontaktu Grupy z Klientami;

4.2. Cele i okresy przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione cele, jakie realizuje Grupa poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza.

CEL PRZETWARZANIA OKRES PRZETWARZANIA
Wypełnienie zobowiązań umownych
Okres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem oraz Grupą
Weryfikacja tożsamości osób zatrudnionych w podmiotach współpracujących z Grupą
Okres trwania umowy pomiędzy podmiotem zatrudniającym daną osobę oraz Grupą lub do momentu ustania zatrudnienia takiej osoby
Wymiana danych o kontrahentach w grupie BEST
Okres, przez jaki dane o Kontrahentach przetwarzane są dla innych celów
Archiwizowanie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, takich jak ustawa o rachunkowości i ustawa – Ordynacja podatkowa
Okres wskazany w odpowiednich przepisach; co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie faktury, rozwiązanie umowy etc.

Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Grupę dla celów ustalania lub dochodzenia przez Grupę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 6 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.

5. Środki zabezpieczające dane osobowe
Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.

6. Przekazywanie danych osobowych
6.1. Przekazywanie danych osobowych w ramach grupy BEST
Możemy przekazywać dane osobowe naszym pracownikom, a także innym podmiotom powiązanym z firmą BEST. Dotyczy to następujących sytuacji:

1. Dostarczania i obsługi systemów i rozwiązań informatycznych używanych do przetwarzania danych o Kontrahentach przez podmioty powiązane z firmą BEST;
2. Przekazywania danych Kontrahentów do firm trzecich w ramach świadczenia przez firmę usług na rzecz Grupy, takie jak obsługa finansowa, księgowa, informatyczna oraz prawna.

6.2. Przekazywanie danych osobowych poza Grupę BEST
Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 4.2 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań przez zleconych przez Grupę, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli Grupa posiada inną podstawę prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:

1. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Grupy, takie jak dostawcy systemów informatycznych lub podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów. Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Grupę. Grupa ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.
2. Wszelkie krajowe organy administracji publicznej (np. Policja), organy innych Państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie;
3. Dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
4. Firmy transportowe i spedytorskie;
5. Inne osoby w ramach organizacji danego klienta.

7. Prawa przysługujące Kontrahentom i korzystanie z nich
7.1. Przysługujące prawa

Każda osoba ma prawo do dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Grupę. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są jednak nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 7.2. poniżej. Grupa niezwłocznie skoryguje takie informacje.

Ponadto, mają Państwo prawo do:

1. wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Grupa uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
2. żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
3. żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
4. wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych ( w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Grupy lub strony trzeciej;
5. przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Grupie w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesyłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Grupy i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.

Grupa będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

W odpowiedzi na Państwa żądanie Grupa może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Grupie lepiej zrozumieć sytuację. Grupa dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.

7.2. Korzystanie z przysługujących Państwu praw
Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość mail na rodo@systemy-grzewcze.pl lub skontaktować się z Grupą korespondencyjnie pod adresem Towarowa 15, 58-100 Świdnica, z adnotacją „Ochrona danych osobowych”

Jeżeli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Grupa przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie Grupy o zaistniałych niedogodnościach, a Grupa zbada wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej.

Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Grupy, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Zarządu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie Państwa danych osobowych, które posiadamy lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). Zachęcamy do regularnego sprawdzania prawidłowości, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.